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La planificación de proyectos en la empresa

La planificación de proyectos en una empresa, es una tarea que se lleva a cabo diariamente debido a que los proyectos son la base de apoyo de toda empresa comercial y administrativa.

Una definición acertada para la planificacion de proyectos hace referencia a que esta actividad representa un proceso de gestión en el cual participan un conjunto de actividades llevadas a cabo por los recursos humanos correspondientes a cada empresa; una de estas actividades es la estimación, lo que implica, planificar a un futuro aceptando todos los inconvenientes y beneficios que se pueden llegar a prever resignándose a un cierto nivel de incertidumbre. De todas formas debemos decir que si consideramos este hechos, entonces la estimación correspondiente a la planificación de proyectos, cumple con una carácter que le corresponde más a un arte que a una ciencia.

Pero de todos modos, se debe tener en cuenta ya que es el factor fundamental que determinará la eficiencia aplicada en la planificación de proyectos considerando que la misma nos ayudará a tener en cuenta todos los procedimientos que debemos realizar en la ejecución del proyecto, como también los costos de inversión, los recursos que se necesitaran y los márgenes de posibles ganancias y perdidas. planificacion-proyectos-proyectoOtro factor importante que seguramente va a influir directamente en la planificacion de proyectos, es la magnitud del proyecto que queramos llevar a cabo ya que la misma puede llegar a afectar de algún modo la precisión de las estimaciones correspondientes.

Mientras más grande e importante sea la magnitud del proyecto más detallada y concreta deberá ser la planificación de proyectos de una empresa. Es muy importante saber que el hecho de que la planificación de proyectos resulte efectiva, la misma va a depender de los detalles en cuanto al avance del proyecto, anticipando cualquier tipo de problema que pueda llegar a surgir, anticipándose así a las soluciones alternativas correspondientes. El administrador que lleve a cabo la planificacion de proyectos debe responsabilizarse por la misma partiendo de la definición de los requisitos hasta la obtención de los resultados finales.planificacion-proyectos-mujer

Etapas de la planificación de proyectos

Como toda herramienta estratégica en una empresa, la planificación de proyectos, debe pasar por diferentes fases o etapas; la primera de ellas es el panorama, que se emplea para realizar una descripción general acerca del proyecto en cuestión y también del plan que se empleara para poder llevarlo a cabo. El segundo paso es el plan de fases que consta en analizar el ciclo correspondiente al desarrollo de los proyectos (análisis, diseño, etc.) y junto con este análisis se debe detallar una fecha especifica en la cual se deba terminar con cada una de estas fases mencionadas; la tercera etapa de la planificacion de proyectos hace referencia a un plan organizacional, en el cual se deben definir todas las responsabilidades de cada persona que intervenga en la realización de los proyectos. Un plan de pruebas también debe ser realizado ya que es necesario realizar un bosquejo general en donde se indiquen las herramientas y los procedimientos con los que se realizaran las pruebas piloto de los proyectos.

La planificación de proyectos también debe pasar por una etapa de control en las modificaciones, en donde se establecerán todos los mecanismos que serán aplicados para cualquier posible cambio en la planificación, adaptándose a diferentes circunstancias que puedan presentarse. También es importante que cuente con un plan de documentación cuya función será definir la documentación relacionada a la planificación de proyectos que se estará llevando a cabo.

En estos documentos se debe describir detalladamente la preparación y capacitación que poseen las personas que intervienen en la planificacion de proyectos, como así también un análisis que informe el estado en el cual se encuentra la ejecución de dicho proyecto detallando también sus avances y retrocesos. Por último queremos decir que el objetivo principal de realizar un planificación de proyectos emprendidos por una empresa, es proporcionar un marco de trabajo en el cual, se le pueda permitir a todas las personas que conforman los recursos humanos de una empresa realizar estimaciones coherentes con especto a los recursos y los costos que utilizará una proyecto y es importante que dichas estimaciones siempre se encuentren enfocadas a ambos extremos del resultado de los proyectos en una empresa. Es decir que la misma debe contemplar todas las situaciones positivas y negativas que puedan obligar a una modificación forzosa e la planificación de proyectos.