Características de la facturación electrónica

La facturación electrónica es un nuevo método de facturación que consta de un documento factura que le es enviada al cliente, por parte del vendedor mediante un medio de comunicación a distancia y tiene como función, documentar la transacción realizada, sea esta la venta de un producto o servicio.

Este sistema se facturacion electronica se encuentra apegado a determinados requisitos legales, dictaminados por las autoridades tributarias del país correspondiente, por lo que no es todas las ocasiones resulta posible realizar un emisión electrónica de las facturas, por lo que en estos casos, la misma se envía impresa en un papel por correo certificado. Respecto al contenido, debemos decir que los requisitos legales que afectan a la facturación electrónica son exactamente iguales que los que afectan a la facturación impresa, por lo que la facturación electrónica garantiza la misma integridad y autenticidad que una factura de papel.

De todas formas es importante que tengamos en cuenta que todavía no existe una normativa internacional que resulte aplicable a la facturacion electronica aunque debemos admitir, que son muchas las organizaciones internacionales y las empresas multinacionales que presionan a sus gobiernos para que la facturación electrónica sea un método factible para todos. Como bien sabemos, una factura representa el justificante fiscal que acredita la entrega de un producto o un servicio pago, que afecta tanto al tributario emisor como al receptor (comprador y vendedor) y como lo conocemos en su forma tradicional, la factura suele estar impresa en una hoja de papel cuyo original tiene la obligación de ser archivado por el receptor de a factura.

Por lo general, quien emite esta factura suele conservar una copia de la misma para así poder registrar su emisión. Es importante que tengamos en cuenta que la facturacion electronica alienta a las instituciones, empresas y organizaciones a hacer a un lado la facturación mediante los documentos impresos en papel ya que la facturación electrónica tiene la misma validez que la tradicional, y a parte cuenta con llevar un registro de todas las facturas que salen, guardando una copia digital de cada una de ellas. Además, todo el ciclo que comprende a la facturación de un negocio o empresa puede ser llevado a cabo electrónicamente permitiéndonos llevar un mayor control sobre todos los movimientos financieros que se hacen en un negocio.

Requisitos de la facturación electrónica

La facturación electrónica debe cumplir con una cantidad de requisitos determinados, entre los cuales podemos mencionar el número de factura; la fecha de expedición; la razón social tanto del emisor de factura como del receptor; el domicilio de ambas partes participantes de la factura; la cuota tributaria y la fecha en la cual el servicio o producto fue entregado. Para lograr cumplir con las normas correspondientes y para que la facturacion electronica tenga la misma validez legal que cualquier otro tipo de facturación, es necesario que el documento digitalizado posea los campos exigibles a toda factura, además de requerir la firma digital que se base en un certificado reconocido para poder ser transmitido de una computadora a otra. Si hablamos de las obligaciones legales con las cuales tiene que cumplir la empresa poseedora del sistema de facturación electrónica, entonces debemos decir que el mismo debe realizar la fabricación de la factura mediante alguna aplicación informática con los contenidos obligatorios que posee cualquiera de los tipos de facturación conocidos.

También es importante que el documento cuente con una firma electrónica reconocida con su respectiva aclaración; la remisión telemática de la factura; y la conservación de una copia de la factura o bien la matriz de la misma. Además de todo esto, el sistema en el cual se ejecute la facturacion electronica debe estar configurado para que el mismo realice la anotación y contabilización en registros de IVA, la conservación mientras dura el período de prescripción y debe garantizar una accesibilidad plena y completa. El sistema de facturación electrónica debe gestionar a las facturas de tal manera que de garantice una accesibilidad fácil y completa.

Lo que quiere decir que debe contar con la visualización, la búsqueda selectiva de facturas, el archivo de copias y la descarga online e impresión. El fin de todo este sistema informático es mantener una correcta conservación de la facturación electrónica que se realiza en una empresa o negocio, como también la facilitación de las auditorias e inspecciones de dicho sistema.

En el caso de aquellos que sean partícipes receptores de la facturación electrónica deben cumplir con la verificación de los contenidos de la factura recibida como así también la verificación de la firma electrónica ya que es importante que el mismo se asegure de la legibilidad del formato en el cual se haya recibido la facturación como también, los datos asociados al mecanismo de la firma; es importante que el destinatario conserve toda la facturacion electronica original, almacenada en su computador, y para poder tener un respaldo lo mejor es grabarlas en algún disco externo de la misma.