Administración y facturación

La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Este método se realiza cuando la facturacion recibe información de parte del resto de las aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos del cliente, y por otra parte a los procesos y trabajos que se realizan convirtiendo dicha información en líneas listas para facturar, por ejemplo, numero de trabajadores, números de recibos de listados, asientos contables, IVA, etc. En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en algún modo la facturación de la misma, para poder realizar alguna que otra consulta e incluso, en muchos casos, modificaciones.

Entes del proceso de facturacion se encuentra el proceso de prefacturacion que es una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medio que estén disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo el cobro del recibo. A diferencia del proceso de facturación, este no obligatorio pero debemos tener en cuenta que puede llegara ser muy útil debido a que se complementa muy bien con el proceso de facturacion habitual. Si hablamos de la facturación que se realiza con respecto a los clientes, debemos decir que aunque represente una gran inversión en cuanto a tiempo y economía en una empresa, es muy necesaria ya que si la compañía no factura a sus clientes lo más probable es que los mismos no le paguen.

Métodos de facturación

Los métodos tradicionales de facturación para las empresas, suelen utilizar grandes cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los conocimientos de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que lleva llevar a cabo todas estas tareas. Actualmente la tecnología nos ofrece opciones como por ejemplo, en el caso de que se posean clientes asiduos a los que se les deba realizar una facturacion recurrente, debemos decir que en este caso podemos recurrir a la configuración de la cuenta de este mismo cliente que nos permite que cuando llegue el momento en el que el mismo deberá pagar a la empresa, simplemente el sistema de facturación configurado le enviara un e-mail notificándole esto. Otra característica muy importante en cuanto a este nuevo método, es que no hay ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que simplemente este método de facturacion consta en simplemente un software basado en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.

Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturación no solo resulta muy rentable para la empresa, sino que también, es muy útil para los clientes ya que ellos pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a pagarlas como corresponde, además, esto contrarresta el famoso problema de la pérdida de facturas; en este caso solo debemos tenerla guardada en los archivos de nuestra computadora. Además, este tipo de facturación contiene una confidencialidad con respecto a la información financiera del cliente.

Por último debemos destacar que en el caso de este sistema de facturacion, generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee su empresa.

Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes, semanales, mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se trate de saber los movimientos económicos de su empresa, lo que queremos decir con esto es que puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, así como también suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como los pagos recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier movimiento que sea facturado en un día de trabajo.

En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar almacenados junto a otros importantes informes financieros de la empresa o el comercio; algunos ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de analizar si están o no aumentando los beneficios y es probable que esto lo ayude a planificar el futuro de su negocio. Generalmente estos informes de facturacion suelen generarse en el mismo sistema de facturación de la PC, aunque también se pueden llevar a cabo en planillas de calculo normales; muchos de los sistemas de facturación que llevan instalados las computadoras de las grandes empresas, suelen generar los análisis automáticos, pero es importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el software correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este beneficio.