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Introducción a la gestión documental

Generalmente en las empresas, aquellas personas capacitadas para la administración de los recursos de la misma, deben llevar a cabo el desarrollo de una correcta gestión documental para poder mantener cierto orden legal en la empresa.

La gestión documental se trata básicamente de controlar todos los documentos legales que entran y salen de la empresa. Si bien en una empresa se manejan una cantidad innumerable de papeles y documentos, generalmente son los contratos administrativos.

Cuando hablamos de la gestion documental en este aspecto particular, no podemos ignorar el hecho de que el contrato administrativo cobra vida real durante el desarrollo de la misma, porque no solo hace referencia a la decisión de la administración, por medio de un acto administrativo, sino que también hay una expresión de voluntad por parte del contratante; sin este elemento no se podría generar el acto bilateral correspondiente a un contrato. gestion-documental-documentosConsiderando esta expresión de voluntad junto con la necesaria y por las garantías especiales internas y prejudiciales, no se encuentra ninguna duda de la categoría correspondiente al contrato administrativo.

La gestión documental y el análisis de la información

Uno de los elementos fundamentales que utiliza la gestión documental para poder llevar a cabo correctamente el desarrollo de sus actividades es el análisis de la documentación y la información referida a la empresa sobre la que se está trabajando. En este sentido debemos decir que el análisis de documentos como parte fundamental de la gestion documental es una manera de investigación técnica realizada mediante un grupo de de operaciones intelectuales que tiene como finalidad representar y describir documentos en una manera sistematizada para así poder facilitar su recuperación. Al mismo tiempo esta herramienta para la gestión documental, comprende los procesamientos analíticos y sintéticos que incluyen las descripciones correspondientes y generales de las Fuentes, como también la confección de las reseñas. gestion-documental-mujerEn este ámbito es importante que destaquemos que la gestion documental hace referencia a la extracción informativa que objeta ser el reflejo de una fuente original.

Para lograr acceder a los documentos y poder seleccionar aquellos que satisfacen y resultan relevantes a cierto perfil de interés, en la gestión documental, es necesario que previamente se lleve a cabo su correspondiente tratamiento documental, que el mismo se realiza a partir de una estructura de datos que debe tener como obligación responder a la descripción de los elementos que lo componen.

Asimismo, Incluye la descripción del área de identificación, que se refiere al autor, título, datos, etc, así como también a la descripción del contenido o extracción y relevancia e importancia de todos los términos que resultan más significativos, y que al mismo tiempo se traducen en un lenguaje de indización. La gestión documental es una actividad característica en toda empresa o centro de información, que tiene como trabajo identificar, describir y representar el contenido de todos y cada uno de los documentos en una manera muy distinta a la original.

El objetivo principal aquí es garantizar su recuperación selectiva y oportuna en aquellos casos donde un pequeño error puede llevar a la empresa a perder documentación fundamental, además, la gestión documental se caracteriza por posibilitar su intercambio, difusión y utilización.

Es importante que destaquemos en este artículo que disponer de acervos bibliográficos no tendría ningún valor si no existe la posibilidad de identificar todos los documentos que suelen resultar relevantes a un propósito como también a una necesidad específica. En la gestion documental, El análisis de información, es una manera de realizar una investigación, cuyo objetivo es lograr la captación, evaluación, y síntesis de todos aquellos mensajes subyacentes que se encuentran situados en el contenido de los documentos, partiendo precisamente del análisis de todos sus significados, en aquellas situaciones donde se puede presentar un problema determinado. De esta manera, la gestión documental mediante el análisis informativo contribuye tanto a la toma de decisiones por parte de los responsables de la empresa, como también al cambio que se produce en el curso de la mayoría de las acciones y de las estrategias desarrolladas en la empresa. La gestion documental es el instrumento fundamental y esencial que se requiere para poder realizar una buena gestión de la información.