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Gestión de procesos para la planificación y control

Como bien sabemos, toda empresa posee diferentes procesos que son llevados a cabo en las actividades correspondientes a su área con el fin de poder alcanzar los objetivos planeados desde un principio.

La gestión de procesos se encarga básicamente de ejecutar todas las herramientas financieras disponibles, sumadas a los recursos que se hallan en una empresa, con el fin de planificar, emplear y controlar los resultados de los procesos aplicados en cada sector. Por ejemplo, el proceso de administración financiera es uno de los más habituales que se encuentra bajo en poder de la gestion de procesos.

En este caso en particular se trata de planificar la forma o el método por el cual serán llevados todos los movimientos financieros de una empresa, para luego aplicarlos y controlar los resultados que han dado. La gestión de procesos resulta ser fundamental en una empresa, ya que los procesos de actividades que se llevan a cabo en la misma son los escalones que forman la escalera que conduce a la entidad hacia el cumplimiento de todos sus objetivos, por ello es importante que en este caso tan particular se aplique un modelo de gestión que además de eficiente resulte práctico y eficaz. gestion-procesos-jefe

Si bien la mayoría de las ramificaciones que posee la gestión, son llevadas a cabo por los administradores correspondientes, en este caso, la gestion de procesos, debe ser desarrollada por los propios empleados que son los encargados de llevar a cabo todas las actividades que analiza la gestión de procesos. Este método se implemento hace unos 20 años, debido a que lógicamente, en una empresa son muchas las actividades con las que nos encontraremos, y realmente representa un trabajo sumamente complicado para los administradores, que jamás podrían prestar la atención requerida en cada una de las áreas.

Por ello, la mayoría de las empresas, decidió delegarle a los empleados operacionales, la responsabilidad de aplicar una buena gestión de procesos en el área correspondiente.

Gestión de procesos e informes

La gestión de procesos suele documentar todas las aplicaciones que se llevan a cabo en los procesos correspondientes a una empresa, teniendo en cuenta los recursos utilizados en cada área, las herramientas económicas, las maquinarias y por supuesto, la mano de obra que también se emplea en estos procesos. gestion-procesos-empresariosEs muy importante tener en cuenta que la gestion de procesos es una de los temas básicos que se suelen tocar en los informes de gestión que deben ser presentados todos los años por los administradores, ya que cuando la empresa esta siendo auditada por un auditor externo. Uno de los primeros elementos informativos que suele solicitar es precisamente el informe de gestión de procesos; esto se debe a que son los procesos utilizados por la empresa los que determinarán si realmente se están cumpliendo las normas establecidas por el gobierno.

Y en el caso de que no sea así, el auditor elevará una nota informando al organismo responsable acerca de esta irregularidad, y esto es algo que una empresa puede pagar muy caro. Por ello es muy necesario que, independientemente de la posición que tenga la empresa, o del tamaño de la misma, siempre se deban cumplir con todas las normas correspondientes, tanto para poder aplicar una buena gestion de procesos, como para poder desarrollar la actividad empresarial sin ningún tipo de problema externo.

Al igual que los administrativos deben presentar un informe de gestión general en cada fin de año, los empleados encargados de la gestión de procesos, deben presentar a los altos ejecutivos un informe en el cual se detalle cuales han sido los inconvenientes que se presentaron en el mes, lo que nos indica que dicho informa debe ser mensual.

Aunque pueda resultar un poco exagerado, tener que elaborar un informe mensual con todo lo que el mismo implica, el informe sobre la gestion de procesos es fundamental para poder solucionar problemas inmediatamente.

Esto se debe a que por lo general, cuando algún proceso de actividad presenta un inconveniente, la misma deja de efectuarse hasta que dicho inconveniente sea solucionado, y teniendo en cuenta que la detención de una o más actividades empresariales, constituyen un retroceso en cuanto al desarrollo de la empresa en su campo comercial, estos problemas deben solucionarse los mas rápido que se pueda para que la empresa continúe su actividad comúnmente. Por último y habiendo mencionado esto queremos decir, que ningún empleado operacional se encuentra autorizado para solucionar un problema sin el consentimiento de los ejecutivos de la empresa. Es por ello que en cuanto se detecta algún inconveniente, el mismo deberá realizar el informe correspondiente a la gestión de procesos, para que puedan darle la autorización de proceder a solucionarlo.