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Gestión de compras y financiación

La gestión de compras en una empresa, comprende al sector que se dedica a la financiación de recursos y bienes que pueda llegar a utilizar la empresa para el desarrollo de las diversas actividades que se llevan a cabo en su entorno interno.

Generalmente una persona que se encarga de la gestion de compras es la que ofrece las posibilidades de financiamiento para todos aquellos bienes ya sean, productos electrónicos, maquinarias, repuestos de maquinarias e incluso la materia prima y demás elementos que utilizan las empresas industriales para poder elaborar sus productos.

Las empresas disponen un cierto capital que está destinado para cubrir todos estos tipos de gastos, y precisamente lo que hace la gestión de compras es administrar este capital para comprar aquellos elementos que resultan necesarios. Es importante tener en cuenta que esta rama de la gestión, no suele ser muy empleada por las empresas ya que la mayoría destinan esta función a la tesorería correspondiente, y en este caso podemos decir que es la tesorería de la empresa quien realiza la gestion de compras correspondiente, lo que quiere decir que, ésta no se trata de un departamento mas en una empresa, sino que estamos hablando de otra herramienta correspondiente a la administración. gestion-compras-bienes

Es importante que sepamos, que como todo elemento referente a la administración, la gestión de compras debe documentar todos los movimientos que son gestionados, ya que en muchas oportunidades a ocurrido que se ha utilizado el capital de la empresa para la gestion de compras de productos innecesarios, algo que sabe hacer enojar a los ejecutivos. Por ello es importante que en la documentación correspondiente a la gestión de compras, se especifique el tipo de producto se adquirirá, con que fin se utilizará en la empresa, y de que manera aportará una ayuda para el correcto desarrollo de las actividades empresariales. Una vez que la gestion de compras haya aprobado la solicitud del dinero correspondiente, el mismo le será otorgado al responsable del departamento que requiere de dicha gestión, lo que implica que un empleado jamás puede solicitar la gestión de compras ya que en caso de estafa no tiene manera de responder ante la situación.

Solicitud de gestión de compras

La gestión de compras debe ser siempre llevada a cabo por un responsable del sector de inventario, ya que por lo general, la mayoría de los gastos que solventa la gestion de compras es precisamente en esa área. gestion-compras-dineroDe todas formas y cuando se trata de una empresa industrial, es más común que se acuda a la gestión de compras de la empresa para poder adquirir nuevas maquinarias; en estos casos en particular, la solicitud de la gestión no suele ser demasiado meticulosa ya que se conoce que la razón por la cual se está pidiendo el dinero es precisamente para poder continuar con las tareas correspondientes a la empresa utilizando una nueva maquinaria que se encuentre libre de errores y fallas mecánicas.

Ahora bien, es importante que tengamos en cuenta que la gestión de compra solo se ocupa de este tipo de gastos mencionados, y aclaramos esto debido a que mucha gente piensa que la misma gestiona gastos de mantenimiento, o incluso servicios particulares de consultoría informática, mantenimiento de sistemas.

Y la realidad es que esto no es así debido a que las personas que desarrollan estas actividades mencionadas, son empleados de la misma empresa, por lo que perciben un sueldo, a pesar de que no tengan que pasar por el control de presencia correspondiente. Por último no queremos dejar de mencionar que al cierre de cada año contable, la gestion de compras debe presentarle a los altos ejecutivos de la empresa correspondiente, un informe en el cual se detallen todos los gastos de compras que se han realizado durante el años, con sus respectivos datos correspondientes a los productos, los fines por los cuales fueron comprados y por supuesto, los costos de cada uno. Esto se debe a que, a partir de este informe, la empresa planificará los presupuestos de capital futuros para la gestión de compras, provocándole un aumento del 20% sobre el dinero que se gasto anualmente; de esta forma, la empresa no solo se asegura que la gestion de compras pueda cumplir eficientemente con su función, sino que también se asegura que la misma pueda cubrir cualquier gasto producido por algún tipo de desperfecto que puede resultar ser indispensable para el desarrollo de las actividades correspondientes a la empresa.