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Organización y gestión de archivos

Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier otra área de la misma, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la información pasada de la empresa y sus movimientos económicos y financieros, el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede utilizar la gestion de archivos como un arma de defensa frente a todos aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad. gestion-archivos-computadoraUna de las ventajas más importantes que nos otorga mantener una buena gestion de archivos, es que como mocionábamos al principio, la misma sirve de guía para la toma de decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí en adelante. En la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y económicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los mismos sobre la gestión. Todas las empresas suelen destinar un área física para el almacén de archivos escritos, como pueden ser libros de contabilidad viejos, documentos firmados que ya no poseen un valor legal relevante y muchas otras cosas.

Y a pesar de que en la actualidad la gestion de archivos es llevada a cabo por diferentes sistemas informáticos, nunca está demás contar con este método, que quizás antiguo, ayuda como respaldo para cualquier inconveniente que se pueda presentar en el futuro. gestion-archivos-archivosAdemás de que son utilizados diferentes programas informáticos para ella, la gestión de archivos debe ser supervisada por una persona física, lo suficientemente calificada en cuanto a sus conocimientos empresariales, como para que pueda determinar una buena administración para los mismos.

Es importante que recordemos que muchos de estos archivos que controla la gestion de archivo, junto con toda la información que los mismos poseen, puede ser requerida por auditores externos, consultores y asesores que trabajen para la empresa, como así también, muchas veces son los ejecutivos quienes los necesitan en aquellos casos donde se debe enfrentar un problema que anteriormente se había presentado, pero que no se esta seguro de cual sea la mejor solución para implementar. La gestión de archivos adecuadamente aplicada, suele ser muy útil para los nuevos empleados jerárquicos, es decir, para aquellas personas que las empresas contratan con el fin de llevar a cabo tareas relacionadas a la administración de personal, de recursos, financiera etc. Ya que los mismos deben conocer a la perfección todo el historial económico, financiero, legal y fiscal que posee la empresa para así saber que herramientas o soluciones se deben aplicar para cada área en esos momentos donde surgen dudas e incógnitas para las cuales no se esta muy seguro de que manera accionar.

Importancia de la gestión de archivos

La gestion de archivos representa una importancia fundamental en toda empresa, no solo por todos los factores que acabamos de mencionar, sino que también porque son los archivos quienes documentan la historia de una empresa.

Es muy importante que la gestión mantenga cierto orden y control sobre los mismos, como así también, es esencial que se utilicen en aquellos casos donde son necesarios; precisamente este es el punto más importante que involucra a la gestión de archivos, y es que, en algún momento durante el desarrollo de la actividad comercial de la empresa, se deberá recurrir a vieja información de la misma, para poder planificar diferentes estrategias, para consultar cuáles han sido aquellas que han tenido un impacto positivo en el mercado y para hacer diferentes tipos de consultas con el fin de mejorar la capacidad de desarrollo de la empresa.

Además, y para cerrar este artículo, debemos decir que muchas veces se presentan situaciones en las cuales las empresas se deben enfrentar a problemas de tipo legales y fiscales, y precisamente, si la gestion de archivos almacena toda la información sobre este tipo de factores de la empresa, entonces la entidad podrá contar con una factor extra que ayude a hacerle frente a este tipo de inconveniente presentando los documentos informativos necesarios.