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Administración de proyectos para el logro de objetivos

En la actualidad una empresa puede contar con una innumerable cantidad de herramientas que resultan ser muy útiles para llevar a cabo la administración de proyectos que puedan ayudar a alcanzar los fines y los objetivos que la misma ambiciona, pero desde hace no mucho tiempo, muchos investigadores operacionales han desmenuzado cada factor correspondiente a la administracion de proyectos, con el fin de analizar aquellos problemas gerenciales que suelen presentar en muchas ocasiones. Es importante que se tenga en cuenta que en muchas empresas, la administración de proyectos posee muchas limitaciones en cuanto a la mano de obra, los equipos y sistemas correspondientes que se suelen utilizar para realizar esta actividad administrativa.

Además se dificulta en gran medida la programación correspondiente que se necesita para administración de proyectos. administracion-proyectos-oficinaEn este sentido la administracion de proyectos tiene como tarea identificar aquellos instantes en los cuales el proyecto se verá influenciado negativamente por estas restricciones, y según la flexibilidad establecida por los tiempos en los cuales se deben realizar aquellas actividades no críticas, permite que la persona encargada de la administración de proyectos, pueda manipular algunas actividades para poder disminuir esta influencia.

Es muy importante que todas aquellas personas que sean aspirantes al cargo de administrador, conozcan estos pequeños detalles, ya que un motivo para el éxito de la empresa resulta ser un factor muy importante en la administración, debido a que representa un paso más hacia la concreción de los objetivos que ambicionados por la empresa. Uno de los aspectos más considerados por la administracion de proyectos, es el ciclo de vida del mismo. Los proyectos poseen un comienzo y un final que deben ser bien definidos por la administración. Muchos administradores comparan este ciclo de vida con el ciclo de vida natural correspondiente a un ser humano, ya que si lo analizamos desde un lado más profundo, la administración de proyectos comprende la concepción, la formación, el desarrollo y el fin del mismo.

Etapas de la administración de proyectos

Para poder acercarle una explicación algo más técnica de estos factores, podemos decir que la concepción se refiere a la fase de la administración de proyectos en la cual se estudia y analiza la idea de llevar a cabo un nuevo proyecto, en el caso de que el mismo resulte beneficios para la empresa y factible para realizar, esta idea toma forma de propuesta y luego se determinara la decisión de llevarlo a cabo o no. administracion-proyectos-administradorCuando la administracion de proyectos realiza esta propuesta, en la misma deben ir incluidos los beneficios que se esperan por parte del proyecto, los recursos que se cree tendrán que ser utilizados (equipo, capital, personas) y el tiempo de duraron que tendrá el mismo. En el momento en que se aprueba la propuesta, el proyecta avanza hacia la etapa de formación.

Durante esta etapa, la administración de proyectos debe definir con claridad los objetivos que persigue, seleccionando el tipo de organización con la que contará y se le asignará una persona o un grupo humano que se encargue de realizarlo. Esta etapa es similar a la planificación ya que en ésta, se evalúan todos los posibles problemas que presentarían con el fin de obtener soluciones anticipadas. Esta etapa requiere de mucho tiempo y dedicación, especialmente si se presenta el caso en el que no se expliquen claramente las tareas que deben ejecutarse para poder poner en marcha el proyecto.

En la etapa de desarrollo del proyecto se realiza el proceso correspondiente al seguimiento del progreso que presente el mismo, actualizando todos los planes que le corresponden y controlando si las responsabilidades de la administración de proyectos están siendo cumplidas por los encargados de la misma.

En esta etapa, la tarea más desafiante que se presentara al grupo encargado de la administracion de proyectos durante la totalidad del ciclo de vida del proyecto, es hacerse cargo de los cambios propuestos en los objetivos del proyecto. La etapa final de este ciclo de vida es lógicamente el fin del proyecto. En esta etapa ya se debe haber terminado con todos los trabajos correspondientes a la puesta en marcha de éste. Por lo general, la administración de proyectos de una empresa, suele realizar un análisis durante esta etapa, sobre los éxitos y los fracasos obtenidos por la ejecución del proyecto y se debe preparar un informe que detalle estas cuatro etapas.