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Sistema de control de presencia

Cuando hablamos de control de presencia nos referimos a los registros que se mantienen en las empresas que se encargan de documentar las entradas y salidas del personal, como así también los despidos y las contrataciones.

Este tipo de herramienta administrativa resulta ser muy útiles, especialmente en las grandes empresas, donde el personal empleado es tan abundante que resulta difícil determinar aquellas personas que se hacen presentes y aquellas que no. Uno de los métodos para el control de presencia con respecto a la entrada y salida de los empleados es el famoso marcador de tarjetas, en donde el empleado poseía una tarjeta que debía ser marcada por un reloj a la hora de entrada y a la hora de salida. Este sistema comenzó a emplearse como una facilidad para llevar el control de presencia y así poder saber quien no se presentó a trabajar, quien hizo horas extras, quien salio más temprano o bien, quien fue la persona que llego más tarde, de esta manera se podían llevar control también sobre el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato laboral correspondiente a los horarios laborales.

Aunque en la actualidad muy pocas empresas aún utilizan este métodos, las más modernos emplean métodos para el control de presencia que resultan mucho más tecnológicos. control-presencia-jefeEl más común es aquel en donde la empresa posee una base de datos en una computadora con todos los nombres de los empleados, sus respectivos puestos y horarios, que se activa mediante la palma de la mano del mismo. Es decir que cuando un empleado llega a la empresa, apoya la palma de la mano sobre la computadora y la misma registrar el horario en el que llego; igualmente a la hora de salida. Como bien debemos, uno de los gastos más grandes que tienen las empresas hacen referencia al pago de los sueldos de todos los empleados, y en la actualidad, muchas de ellas le pagan a su personal por hora laboral.

Por esta razón resulta un factor fundamental el hecho de mantener el control de presencia mediante un sistema útil, ya que si un empleado llega tarde las horas que demoro en registrar su llegada serán descontadas del sueldo mensual, como también aquellas faltas que no se encuentran justificadas ya que generalmente cuando un empleado falta a trabajar debe traer un papel justificando el porque de su falta, los más comunes son los certificados médicos, ya que cuando la empresa constata de que la ausencia del empleado fue por causas de fuerza mayor, entonces ese día no le será descontado del sueldo.

control-presencia-tarjetasPor estas razones también existen las licencias con goce de sueldo, que se otorgan en aquellos casos donde el empleado debe faltar días al trabajo a causa de una enfermedad, sin que esos días ausentes le sean descontados. Si bien este puede resultar ser un factor negativo por parte del control de presencia para los empleados, debemos decir que también tiene su lado positivo. Cuando un empleado debe quedarse a hacer “horas extra”, independientemente del motivo, la empresa suele reconocer ese esfuerzo pagándole esas horas con algún pequeño bono; lo mismo pasa cuando el empleado llega mucho más temprano de la hora estipulada, con el objetivo de poder adelantar trabajo.

Control de presencia: despidos y nuevas contrataciones

Ahora bien, si hablamos un poco del control de presencia que se utiliza para los despidos y las nuevas contrataciones, debemos decir que los mismos se registran en la base de datos correspondientes al control de presencia. Si un empleado es despedido, la empresa debe realizar un informe acerca del empleado, conformándola con sus datos personales y las razones por las cuales fue despedido, junto con la liquidación del sueldo correspondiente. Cuando se trata de una renuncia voluntaria, sabemos que la persona que renuncia debe enviarle a la empresa un telegrama que justifique la renuncia.

En este caso la empresa archivará dicho telegrama con los datos de la persona y las posibles recomendaciones en el caso de que se haya tratado de un empleado eficiente, y toda esta información se almacenara en la base de datos del control de presencia. Por último, cuando se trata de una contratación, entonces, se procederá a realizar un informe con todos los documentos del nuevo empleado, incluyendo C.V., referencias, DNI y datos personales, junto con la asignación del puesto demandado.

Al igual que en los otros casos, este documento ira archivado en la carpeta de contrataciones, correspondiente al control de presencia de una empresa. La base de datos que posee el control de presencia es realmente amplia ya que contiene no solo información de los empleados y de los horarios de entradas y salidas, sino que también, archiva todas las fechas en las cuales los mismos han sido contratados, despedido o han renunciado.