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Cómo utilizar el software de contabilidad

Como bien sabemos, la mayoría de las empresas maneja volúmenes de información contable y financiera tan grandes que hace imposible que una persona pueda encargarse de llevar los cálculos correspondientes para un correcto desempeño de las actividades que se llevan a cabo, por ello es que cada empresa debe contar con el apoyo de un software de contabilidad que apoye todo el trabajo que deben realizar los gestores contables.

En muchas ocasiones se puede presentar la oportunidad de que la empresa requiera de incurrir en algunos costos para poder modificar todos los sistemas de software contable, ya que por lo general, estos programas informáticos que resultan tan útiles, deben ser actualizados durante ciertos períodos de tiempo, lo que implica una reprogramación del mismo.

Cuando el cuerpo administrativo contable de una empresa, decide llevar a cabo estas modificaciones o reprogramaciones generalmente se debe a razones tales como la absorbencia; la ineficiencia con el que el software de contabilidad desarrolla las tareas que le son asignadas; debido a una ampliación en la estructura de la organización; por disposiciones legales y también por nuevos requerimientos de la empresa en cuestión. software-contabilidad-contabilidadEs importante que tengamos en cuenta que generalmente cuando se trata de una derivación de las modificaciones de dichos programas, los costos suelen ser inferiores a los iniciales, y este es un factor que contribuye considerablemente a un mejor desempeño por parte del software de contabilidad.

Dichos costos suelen considerarse de dos maneras diferentes, por ejemplo, en muchas ocasiones puede considerar un gasto, ya que todos aquellos costos posteriores que invierta una organización luego de la adquisición de un activo tangible, los mismos deben ser tratados como gastos y no inversiones, ya que constituyen cargos al Estado de Resultados, con las excepciones de que tales gastos puedan permitirle al software de contabilidad, producir beneficios económicos en un futuro y que sean extras a los beneficios previstos en cuanto al rendimiento del programa, y también se considera una excepción aquellos casos donde los gastos puedan medirse y atribuirse al activo en una manera fiable. Todos aquellos costos que se hayan invertido en el mejoramiento para el funcionamiento del software de contabilidad deben ser reconocidos como un gasto periódico en aquellos casos en los que trabajos de mantenimiento hayan sido llevados a cabo.

Software de contabilidad: reevaluación de activos

software-contabilidad-empresarioUna manera muy común de modificar el funcionamiento de un software de contabilidad con respecto al valor de los libros correspondientes a un activo intangible, sin tener la obligación de producir un costo es a través de una reevaluación, cuyo costo se fijará a un mercado activo determinado.

De todos modos, es muy poco probable que haya un mercado para un activo de este tipo. Esta reevaluación no tiene un carácter selectivo, lo que quiere decir que si un activo fue reevaluado, todos los demás deberán ser reevaluados también con la excepción de que se presente la oportunidad de recurrir a un mercado activos que corresponda a estos elementos. Por otro lado es importante que recordemos que una reevaluación no implica un aumento que se aplique al valor de un activo, ya que en este caso, el mismo puede disminuir de todas formas.

Por ejemplo, si el software de contabilidad produce un aumento en los libros, el mismo debe llevarse a una cuenta de índole superávit debido a una reevaluación dentro del patrimonio neto de la empresa. Sin embargo, este aumento debe cargarse directamente contra cualquier tipo de superávit de reevaluación que previamente se vinculo con el mismo activo.

Ahora bien, en aquellos casos donde las modificaciones al software de contabilidad reduzcan el valor de los libros, debemos decir que este factor debe considerarse como una pérdida respectiva al período en el cual se realizo dicha modificación.

Por último no queremos dejar de lado que poseer un sistema en red de software de contabilidad, es una herramienta fundamental para todos los factores que encierran el desarrollo en una empresa. La información que dicho software almacena en un su base de datos, será necesaria en todas las auditorias, evoluciones, análisis, toma de decisiones y aplicaciones en administración, por ello es importante que el software de contabilidad siempre se encuentre en una óptimo estado, ya que cualquier tipo de falla puede llegar a producir errores irreparables teniendo en cuenta que toda la información contable y financiera de una empresa pasa por su sistema. Por ello también podemos recomendarle que siempre utilice back-ups, en caso de que el software de contabilidad comience a dar un mal funcionamiento.